湖南合策律师事务所印章、公函管理办法
湖南合策律师事务所印章、公函管理办法
(2012年9月16日起执行)
第一章 总则
第一条 为保证本所工作正常有序开展和维护印章、公函使用的严肃性，规范本所印章、公函的管理和使用，特制定本办法。
第二条 凡本所人员使用本所印章的一切行为、以及加盖事务所印章后对外发出的一切公函，均适用本办法的规定。
第三条 本所对公章、公函的管理实行专人管理、专人负责的制度；对公章的使用、公函的发出实行严格的审批制度；同时对公章、公函的管理、使用实行完全的登记制度。
第二章 印章管理
第四条 本办法所称印章包括本所的行政公章、财务专用章（含负责人印章）。除此之外，本所人员或内部机构均不得刻制或使用任何含有本所名称的印章。
第五条 本所的公章、财务专用章等应当在司法行政机关备案，未在司法行政机关备案的印章不得使用。
第六条 本所行政公章、财务专用章（含负责人专用章）由内勤人员负责保管，分管办公室的创始合伙人监督使用。印章的保管人员应当认真负责、坚持原则，严格依照本办法的规定使用印章，并对本所印章的安全及正确使用负责。
第七条 公章的专管人员因事外出或因病假、事假不能上班的，应将公章交事务所主任处临时保管。
第八条 所有印章在上班时间应置入加锁的桌柜或抽屉中，下班时应将印章锁于保险柜内，保管人员不得允许任何其他人随意使用本所印章。
第九条 严禁印章保管人员携带事务所印章外出以及在空白的纸张上加盖事务所印章；特殊情况下需要携带印章外出的，必须经事务所三名以上的创始合伙人同意方可。
第十条 本所公章的使用实行完全的审查和审批制度。未经审查或审批的任何文件上均不得加盖事务所公章。
第十一条 经本所创始合伙人会议授权，一级合伙人对自己经办的委托事项可以自行审批，但必须遵守本办法中的其他规定，并接受创始合伙人的监督及管委会的检查。在执行过程中，如果发现一级合伙人违反本所规定，出现被投诉或违规情况的，本所创始合伙人会议可以撤销该项授权。
负责审批的创始合伙人应当对印章的正确使用负责。
第十二条 公章管理人员、审批人在审核公章使用时，应当审查是否存在下列情形：
1、用章事项是否属于本所已经受理的案件的范围；
2、用章的文件内容是否真实、合法；
3、用章的文件内容是否对本所存在风险；
对于不属于本所已受理案件范围的业务文件、内容不真实或不合法、或者对本所存在较大风险的用章事项，不得使用本所公章。
第十三条 财务专用章仅作本所对外开具票据、财务收支、财务报表、报税、缴纳社保等之用途，必须经本所主管财务创始合伙人审批后方可使用。主管财务创始合伙人对事务所财务专用章的正确使用负责。
第十四条 本所的公章使用实行登记制度。使用印章必须填写《印章使用登记表（簿）》，经有权审批的创始合伙人在审批表上签字批准后方可使用。《公章使用登记表（簿）》中应当载明用章文件的名称、内容、文件的发往单位、案号、批准人、使用人、使用时间等内容，印章使用人应当在《公章使用登记表（簿）》中签名。
第十五条 印章管理人应当认真填写并妥善保存《公章使用登记表（簿）》以备查询，发现有未经登记而使用公章的，将追究管理人员的责任，给事务所造成经济损失的应当赔偿，印章使用人、审批人承担连带赔偿责任。
第十六条 印章管理人员若发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场，立即向本所创始合伙人报告，以便查明情况，并依法公告作废。
第十七条 印章管理人在相关文件上所盖出的各种印章，必须位置恰当，字体端正，图形清晰。
第三章 公函管理
第十八条 本办法所称的公函是指以事务所的名义对外所发出的各类文书，包括但不限于行政介绍信、事务所公函、会见犯罪嫌疑人介绍信等文件。
第十九条 本所对于下列公函由律师事务所统一印刷、统一管理：
1、律师事务所公函(所函)；
2、律师事务所调查专用证(介绍信)；
3、律师会见在押犯罪嫌疑人、被告人专用介绍信；
4、非风险收费的《委托代理合同》、《委托辩护合同》。
第二十条 本所统一印制的所函、调查专用证、会见犯罪嫌疑人专用介绍信等文书，由内勤人员统一保管，并由本所分管办公室的创始合伙人负责监督使用。律师事务所公函（所函）的发出，必须将《委托代理合同》或《委托辩护合同》交由内勤人员存档后方可。
第二十一条 下列与律师业务相关的文书，必须经本所主管业务的创始合伙人审批后方可发出，未经审批的文书一概不得发出。
1、律师函、律师意见书、律师见证书、征询函；
2、根据委托代理合同第三条第2款签订的补充合同或协议；
3、根据委托辩护合同第二条第2款签订的补充合同或协议；
4、根据委托代理非诉讼法律事务合同第四条第2款签订的补充合同或协议；
5、根据提供法律帮助合同第三条第2款签订的补充合同或协议；
因需要使用上述规定范围内文书事项的，必须是本所已经正式受理的案件，即委托人已经与本所签订委托合同的案件。文书管理人、审批人不得在无委托合同关系的情况下批准使用。
第二十二条 调查专用证、所函、会见犯罪嫌疑人介绍信等公函在开出前必须完整填写所有内容，包括发往机关、案由、使用人、发出时间、有效期等内容；在开出时发往机关未明的情况下，可以暂时空下由使用人自行填写，但其他内容必须填写清楚。事后应当由使用人在存根或登记簿上补齐未明的内容。
第二十三条 严禁公函的管理人开出空白并盖有事务所公章的所函、介绍信、会见犯罪嫌疑人证明等公函。
第二十四条 本所调查专用证、所函、会见犯罪嫌疑人介绍信等公函的使用实行登记制,任何一种公函的使用都必须在《公函使用登记簿》中登记使用人姓名、本所案号、案由、发往机关、并由使用人签名。公函管理人应当妥善保管《公函使用登记簿》，以备存查。
第四章 附则
第二十五条 在事务所印章及公函的使用过程中，发现有违反上述规定的，将直接追究印章使用人、印章管理人、审批人或侵权行为人的责任，给事务所造成经济损失的应当赔偿，印章使用人、印章管理人、审批人或侵权行为人对事务所承担互相连带赔偿责任。
第二十六条 本办法的解释和修改权归本所创始合伙人会议。
第二十七条 本办法于2012年9月16日由本所创始合伙人会议一致通过，并于颁布之日起执行。
